Leiðbeiningar um frágang efnis

Frágangur skýrslna á vefnum

Það fer eftir eðli skýrslu og stærð hvernig best er að ganga frá henni á vefnum. Þrjár leiðir eða sambland af þeim eru almennt notaðar.

1. Skýrslur á HTML - sniði (vefsíða)

Skýrsla er tekin og sett á inn á vefinn eins og venjuleg vefsíða. Kosturinn við það að taka skýrslu og kaflaskipta fyrir vefsíðu er að efni hennar er tiltækt án allra hjálparforrita. Það getur hinsvegar gert vefara erfitt um vik að sumar skýrslur eru afar efnismiklar og því mikið verk og tímafrekt að breyta þeim í vefskjöl. Einnig getur uppsetning skýrslu verið flókin og þannig valdið erfiðleikum við vefun svo og myndvinnsla. Að setja skýrslu fram sem vefsíðu á því einungis við um tiltölulega einfaldar skýrslur.

2. Skýrslur á DOC - sniði (Word)

Skýrslur eru oftast upphaflega skrifaðar í Microsoft Word forritinu. Skýrslu á Word-sniði (og reyndar Excel einnig þegar það á við) má koma fyrir í gagnagrunni ráðuneytis og krækja í hana af vefsíðu. Notandi smellir einfaldlega á mynd skjalsins eða viðeigandi texta og skýrslan opnast í glugga vefrýnis eða Word ritvinnslu. Kostur við þetta er að þetta er lítil vinna fyrir vefara, upphafleg uppsetning skýrslu heldur sér auk þess sem notendur geta afritað texta beint, t.d. í heimildavinnu. Gallinn er hins vegar sá að skýrslur sem þessar geta verið mjög stórar og tekur þá langan tíma að sækja skýrsluna yfir Netið. Þá er ekki öruggt að notendur séu með viðeigandi ritvinnsluforrit.

Það gerir skýrslur mun aðgengilegri öllum ef vandað er til verka strax í upphafi við gerð skýrslu auk þess sem það auðveldar verk vefara umtalsvert. Þegar skýrsla er skrifuð í Word er afar brýnt að nota stíla til að móta textann og sérstaklega fyrirsagnir (H1, H2 o.s.frv). Það veldur m.a. því að þegar Word - skjali er breytt í PDF myndast efnisyfirlit sjálfvirkt í PDF - skjalinu. Um leið auðveldar það sjónskertum mjög að lesa skjalið. Sam á einnig við um myndir. Nauðsynlegt er að setja ALT - texta fyrir myndir og gröf sem birt eru í Word - skjalinu.

3. Skýrslur á PDF - sniði (Acrobat Reader)

Það hefur færst mjög í vöxt að gengið sé frá skýrslum á svokölluðu PDF-sniði. Meginkosturinn við það er um er að ræða skráarform sem allar tölvutegundir geta lesið með aðstoð Acrobat Reader hjálparforritsins. Þessar skrár eru yfirleitt léttar, uppsetning frumskjals heldur sér nokkuð vel þannig að það er gott að prenta slíkar skrár út. Það sem mælir hugsanlega gegn þessu er að það þarf hjálparforrit til að lesa þessar skrár og kann það að valda sumum tölvunotendum erfiðleikum. Með vaxandi sjálfvirkni er þó sífellt einfaldara að setja upp slíkan hugbúnað ef hann er ekki þegar fyrir hendi.

Í hnotskurn:

Almenna reglan þegar skýrslur eru settar inn á vefinn ætti að setja þær inn á PDF - sniði. Þá er æskilegt, sérstaklega ef skýrslur eru ekki mjög stórar, að setja þær inn á vefinn sem venjulegar vefsíður.

Ávallt ber að vanda til lýsigagna (Meta Data) fyrir vefsíður sem vísa í skýrslur svo líkur á að þær finnist í leitarvélum aukist. Einnig er nauðsynlegt að nafn vefsíðu sem hýsir krækjur í skýrslur sé lýsandi fyrir innihald hennar.

• Skýrsla berst á DOC-sniði til vefara.
• Ef skýrslan er einföld í sniðum og stutt er rétt að setja inn sem venjulega vefsíðu, gjarnan með efnisyfirliti.
• Skýrslunni er breytt í PDF-skrá og hún sett á vefinn. Stærð skrárinnar og gerð þarf að koma fram í krækju (t.d. PDF - 350Kb). Afar mikilvægt er að vefarar hafi ávallt aðgang að nýjustu útgáfu Acrobat Professional skrifara.

Myndefni

Stefnt er að því að vefur stjórnarráðsins sé hraðvirkur. Því er mikilvægt að vefurinn sé léttur því kannanir sýna að notendur eru aðeins tilbúnir að bíða í skamman tíma eftir að vefsíða hlaðist inn og heldur lengur eftir sérupplýsingum. Vaxandi bandbreidd dregur þó stöðugt úr þessum vanda.

Einföld mynd segir oft meira en mörg orð. Margar eða stórar myndir geta þó gert vefi seinvirka og þannig dregið úr notagildi þeirra. Það reynir á bæði þolinmæði og tíma notenda að bíða eftir myndum sem engu eða litlu bæta við innihald texta. Enda þótt frekar sé mælt með notkun mynda en gegn þeim, er hvatt til þess að myndir séu valdar þannig að þær auki við notagildi vefsins og að stærð þeirra sé stillt í hóf. Hugsanlega borgar sig að bjóða notanda upp á smámynd sem hann getur smellt á ef hann kýs að sjá stærri útgáfu af viðkomandi mynd.

Afar brýnt er að setja inn ALT-skýringartexta fyrir myndir. Þetta er m.a. nauðsynlegt ef mæta á kröfum W3C um aðgengismála. Til að koma á móts við t.d. blinda og sjónskerta þarf að gæta þess að skýring á því sem mynd lýsir eða segir komi einnig fram í texta. Dæmi um slíka mynd væri t.d. graf sem sýnir prósentuskiptingu af einhverju tagi.

Ef boðið er upp á hreyfimyndir þarf að koma skýrt fram hvað á þeim er. Einnig þarf að hafa þarfir sjónskertra í huga, annað hvort með því að hafa hljóðið með myndinni eða góðan skýringartexta á innihaldi myndar.

Hljóðskrár

Ef hljóðskrá eru í boði eða hreyfimyndir með hljóði þarf að hafa í huga þarfir heyrnarskertra og þeirra sem ekki eru með búnað til að hlusta á hljóðskrár. Því þarf að gæta þess að texti hljóðskrárinnar sé einnig tiltækur sem textaskjal eða a.m.k. útdráttur úr texta skrárinnar.